Sistematizar as atividades em processos tem como objetivo aumentar a eficiência dos recursos, o processo deve gerar eficiência e eficácia. Um processo, assim como toda estruturação de uma empresa, deve levar em conta todos os fatores envolvidos (pessoas, produtos, cenário atual, recursos disponíveis) para otimizar o fluxo de atividades da organização. Um processo muito simplório não contemplará todas as variáveis necessárias, ficando à mercê do acaso, enquanto que um processo muito complexo pode se transformar em um gargalo da operação.

O mapeamento e monitoramento dos processos podem trazer à tona os reais gargalos da operação da empresa, auxiliando os gestores a tomarem melhores decisões, mitigando riscos. O processo em si deve ser criado do mapeamento de uma atividade (ou uma sequência delas) ou para atender uma nova demanda de resultado da operação, mostrando-se eficiente ao fazer com que as atividades sejam executadas utilizando a melhor alocação de recursos possível, chegando ao resultado esperado sem desconsiderar as outras variáveis importantes para o negócio.

Estabeleça pontos de chacagem

Processos bem estruturados contemplam pontos de checagem durante suas atividades, podem ser metas parciais, controle de qualidade ou indicadores de progressão. O monitoramento é importante para que o processo funcione plenamente e para identificar possíveis melhorias no que foi mapeado. Ao contrário do projeto (único, com começo meio e fim), o processo é uma estrutura que se repetirá por indeterminadas vezes, fazendo com que a melhoria contínua seja de suma importância. 

Para auxiliar esta monitoria é possível criar indicadores que acompanharão o andamento do processo, estes podem representar a medição dos recursos alocados em cada iteração de cada atividade, indicando uma possível inconstância no modo de execução ou eficiência daquele pedaço do processo.Tendo todas as variáveis identificadas e indicadores criados e alimentados é possível projetar uma iteração perfeita deste processo e então medir as que serão executadas. A cada iteração pode-se ajustar as metas de cada indicador e colher informações para posteriores melhorias no processo.

Nos processos automatizados esta melhoria contínua é mais óbvia que a dos processos que incluem muitas pessoas. Isto porque a melhoria pode ser implementada vencendo desafios tecnológicos ou lançando mão de mais recursos financeiros aplicados nas atividades. Processos onde a chave da performance está nas pessoas envolvidas devem ser tratados com a complexidade devida, visto que muitas vezes é preciso introduzir uma nova cultura, capacitar envolvidos ou até mesmo substituí-los, mesmo que seja uma simples troca de funções. Estas ações devem ser tomadas com cautela e seus resultados podem demorar um pouco mais a aparecer nos indicadores do processo.

Sobre o autor:

Israel Wolf é Diretor da empresa Ninho Desenvolvimento Empresarial. Formado em  engenharia de  computação pela Universidade Federal de Goiás (UFG), possui MBA em Gerenciamento de Projetos pela Fundação Getúlio Vargas (FGV).