De pronto é preciso explicar que não é possível uma operação empresarial existir sem processos. Tudo o que fazemos em uma empresa é resultado da aplicação de um processo. Então, o que encontramos, na prática, são empresas operando com processos informais e não documentados.

Uma empresa que trabalha nestas condições perde muito de sua produtividade e do controle sobre os resultados de seus processos operacionais.A falta de controle sobre os resultados dos processos prejudica a identificação das falhas nas atividades da empresa.

Mesmo que cada setor tenha funções bastante específicas, algumas atividades podem oferecer resultados bem diferentes em cada ciclo de execução. Por isso, ter processos claros, bem definidos e documentados é a chave para aproveitar ao máximo os recursos da organização e, assim, aumentar o desempenho do negócio.

Apontamos 5 problemas que podem ser resolvidos com uma solução apropriada para o controle de processos. Confira a seguir:

1. Falta de definição e clareza acerca de responsabilidades e atribuições

Pessoas que não sabem, com clareza e exatidão, quais as suas atividades e responsabilidades na execução de um processo, tendem a ser menos produtivas e cometerem mais falhas. Isso porque, a falta de clareza propicia o surgimento de dúvidas sobre o que fazer em cada situação ou ambiguidade na compreensão dos objetivos da operação, aumentando a possibilidade de erros e  favorecendo desculpas ou justificativas, além de tornar mais difícil o treinamento e qualificação de pessoas para executar as operações.

2. Falta de clareza em relação a cargos e funções (organograma)

Muitas micro e pequenas empresas operam sem que estabeleça um organograma que representa a sua estrutura organizacional. A falta de um organograma acarreta confusão sobre a posição de uma pessoa na estrutura da empresa, e não deixa claro quais sãos suas atribuições e responsabilidades nesta estrutura.

Precisamos que as pessoas compreendam sua posição na cadeia de processos da empresa, quem ela comanda, com quem colabora na execução do processo e há quem responde. A falta de uma estrutura clara e bem definida oferece o risco da empresa ter as pessoas certas nas funções erradas, acumulando função ou com funções para as quais não existe uma pessoa, tudo isso resultando em baixa produtividade e queda na motivação da equipe.

3. Esquecimento e atraso na execução de tarefas

O mapeamento e a gestão de processos ajudam a evitar situações como o atraso ou esquecimento de entregas, já que o fluxo do processo determina o tempo e cadência para a execução dos processos. Identificar o fluxo de produção para a execução das tarefas ajuda a identificar tarefas redundantes ou desnecessárias.

Se aliada a automação de processos, a empresa ganha muito em produtividade, já que muitas dessas tarefas serão executadas automaticamente, sem a alocação de uma pessoa, proporcionando melhoria do desempenho e da qualidade de vida no trabalho.

4. Inexistência de padrão e controle das tarefas

A falta de especificações, controles e padrões é um dos problemas mais comuns das organizações e gera muitos prejuízos.

Ao documentar os processos, a empresa estabelece, além das condições operacionais, as exigências de qualidade para execução dos processos e os indicadores de desempenho para controle das operações. Isso ajuda a evitar erros e retrabalho, por consequência perda de tempo e de dinheiro.

5. Falha de comunicação entre departamentos

Grande parte dos processos são transversais aos departamentos da empresa e, por isso mesmo, necessitam que mais de um departamento participe de sua execução. Quando a empresa estabelece processos transversais ou integrados, toda a comunicação é feita por uma interface sistêmica que é a execução do próprio processo.

Essa interconexão entre os vários processos da empresa garante a melhoria da comunicação entre seus departamentos e a redução de erros e falhas operacionais, impactando diretamente a qualidade das entregas de cada departamento e da empresa como um todo. Muitas organizações, independente do porte ou segmento, enfrentam problemas com a identificação, sistematização, documentação, implantação e gestão de processos. Mas estes problemas podem ser evitados ou corrigidos, com um trabalho de revisão e melhoria da gestão de processos.

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