O bom andamento e os resultados de um projeto envolvem diversos elementos, dentre eles riscos, desafios e obstáculos que podem atrapalhar esses resultados. Por isso, a gestão de projetos deve sempre levar em conta esses riscos e desafios para que o resultado do projeto esteja dentro do esperado.

Sem meios para mitigar esses riscos, o projeto fica à mercê da imprevisibilidade, o que pode ser altamente prejudicial não só para o projeto em si como também para a empresa. Sendo assim, o artigo a seguir tem como principal objetivo explicar como identificar, avaliar e gerenciar esses riscos no ciclo de vida de projetos.

Portanto, leia o artigo até o final para entender mais sobre essas boas práticas!

Projetos e seus riscos

Hoje, mais do que um planejamento consistente e objetivos claros, a gestão de projetos nas empresas precisa também identificar e quantificar os riscos e obstáculos ao processo. Seja a resistência à mudança, barreiras contra a inovação ou até engessamento de gestão, entender esses obstáculos é essencial para o sucesso de qualquer projeto.

Além disso, a adoção de boas práticas de gestão pode ajudar na criação de uma cultura na qual a evolução e a adaptação se tornam parte da rotina da empresa. Para tanto, a elaboração de soluções adaptadas e os avanços tecnológicos têm ajudado diversas empresas a reduzir riscos durante o ciclo de vida em seus projetos.

Segundo a Pesquisa Global de Riscos 2022, elaborada pela PwC, a adaptação às transformações digitais é uma das principais preocupações das empresas quando o assunto é mitigar riscos. De acordo com a pesquisa, 89% das empresas entendem a transformação digital e a sua importância enquanto ferramenta para identificar, gerenciar e mitigar riscos.

Outro ponto importante levantado pela pesquisa é a importância dada por essas empresas para a gestão de riscos. A detecção e o monitoramento de riscos é prioridade para 70% das empresas, sendo o terceiro maior foco em investimentos do ponto de vista digital.

Da perspectiva da inovação, o chamado apetite para riscos ainda é baixo para várias dessas empresas. Sendo assim, enquanto por um lado temos empresas que evidenciam essa importância, do outro temos empresas que precisam redefinir processos e aumentar seu apetite por crescimento maior, mas também maiores riscos.

Um bom exemplo de sucesso nesse caminho é o da gigante varejista Magazine Luiza, que se tornou referência em transformação digital no país. Por meio de uma transformação feita de dentro para fora, a varejista foi capaz de criar uma cultura corporativa digital, otimizar processos e se tornar multicanal, sempre com ferramentas de controle de riscos envolvidas.

Mas como tornar a mitigação de riscos uma realidade do ponto de vista da gestão de projetos em uma empresa? A seguir, você confere algumas boas práticas que tornam isso possível.

Como lidar com riscos em 6 boas práticas

Conforme vimos no tópico anterior, a gestão de riscos em projetos é sim uma prioridade nas empresas, mas falta iniciativa para mudar processos de forma concisa. Isso porque riscos muitas vezes são enxergados como obstáculos por si só nas empresas, o que cria uma mentalidade que se deve “evitar correr riscos”.

No entanto, quando falamos de projetos, não se trata necessariamente de não correr riscos, mas sim de monitorar e gerenciar esses riscos de forma adequada durante o processo. Qualquer projeto está sujeito a riscos, mas a gestão só consegue ultrapassá-los com uma metodologia adequada e que considere formas de identificar, gerenciar, mitigar e até mesmo eliminar esses riscos.

Por isso, você confere a seguir 6 boas práticas para fazer uma melhor gestão de riscos nos projetos da sua empresa.

1. Identifique e hierarquize os riscos

O primeiro passo para uma gestão de riscos em projetos eficiente é a identificação desses riscos. Sendo assim, identifique os principais riscos ao projeto e estime os impactos de cada risco para o andamento e resultado do projeto como um todo, possibilitando a hierarquização desses riscos.

Assim, você define o que de fato é prioridade do ponto de vista de riscos e consegue definir com maior clareza estratégias para mitigá-los. Dentre algumas metodologias para identificação de riscos estão:

Elaboração e análise de cenários;
Análise SWOT;
Análise do histórico de projetos anteriores similares;
Listas e checklists de riscos comuns ao setor de atuação;
Método Delphi;
Diagrama de Ishikawa (causa e efeito);
Entrevistas.

Por fim, também é preciso identificar tanto os riscos ambientais quanto aqueles relacionados aos processos, definindo o que está dentro e fora do controle da empresa.

2. Elabore estratégias de mitigação ou eliminação

Uma vez identificados os riscos ao projeto, é necessário elaborar estratégias de mitigação ou até eliminação desses riscos. Uma forma de fazer isso é eliminando a situação ou processo que está ocasionando ou pode gerar o risco, seja mudando o escopo do projeto ou a abordagem.

Também é possível elaborar estratégias de transferência, compartilhamento ou até mesmo aceitação dos riscos. O principal foco desse processo é entender o que gera o risco e retirar esse elemento do caminho do projeto ou entender o impacto e definir se a empresa está disposta a encarar esse risco sem nenhuma medida específica fazendo uma relação risco/recompensa.

Desse modo, dentre as estratégias de mitigação de riscos estão:

Comunicação de riscos;
Avaliações regulares de risco;
Feedbacks e avaliações dos times envolvidos no projeto;
Avaliações técnicas e de qualidade;
Administração de recursos e reservas.

3. Crie caminhos alternativos

Em um projeto, nem tudo acontece conforme o planejado, e os riscos durante o seu ciclo de vida são um exemplo disso. Por isso, crie caminhos alternativos no escopo do seu projeto para evitar estagnação no primeiro obstáculo encontrado durante a execução do projeto.

Adaptabilidade e alternativas podem ajudar a mitigar os riscos que o projeto possa enfrentar ao longo do caminho. Dessa forma, você garante que ele terá menores riscos de interrupção durante a execução, além de também garantir a continuidade do projeto de forma prática.

4. Tenha planos de contingência

A elaboração de planos de contingência andam de mãos dadas com a análise de cenários possíveis na execução de projetos. Em suma, o objetivo aqui é definir quais os riscos do projeto e definir protocolos de ação de acordo com o impacto de cada risco.

Mais do que um plano B, os planos de contingência tem como alvo principal os riscos de alto impacto para o projeto. Diferentemente dos caminhos alternativos, que visam o escopo do projeto em si, os planos de contingência consideram o momento em que o risco gera impactos alheios ao escopo do projeto, mas que podem atingi-lo.

5. Engaje seus stakeholders

A comunicação é a chave não só na mitigação dos riscos mas também no processo de engajamento do time envolvido ou impactado pelo projeto. Por isso, comunique aos seus stakeholders o conjunto de riscos e desafios encontrados, bem como os seus impactos para o projeto e para a empresa.

Manter a comunicação de forma regular e em diferentes canais também é importante nesse processo. Por fim, inclua seus stakeholders chave do projeto nas tomadas de decisão e também na avaliação dos riscos.

Assim, a transparência se torna uma ferramenta na identificação, hierarquização e na mitigação dos riscos ao projeto.

6. Defina formas de controle e monitoramento

Por fim, mas não menos importante, mais do que superar os riscos é necessário também registrar esse processo de forma adequada. Dessa forma, é possível criar aprendizado organizacional e definir diretrizes para superar esses riscos nos projetos seguintes.

Para isso, existem uma série de metodologias que permitem o controle e o monitoramento de riscos no andamento de um projeto. ALguns exemplos dessas metodologias incluem:

Indicadores Chave de Riscos (KRIs);
Gestão de Valor Agregado (EVM);
Medição do Desempenho Técnico (TPM);
Análises de Variância;
Método de Monte Carlo;
Lista de Registro de Riscos;

Para concluir, é preciso lembrar que antes de adotar qualquer metodologia é necessário conhecer a realidade e o modelo de negócio de cada empresa a fim de entender o projeto, os riscos e as soluções adequadas para o caso de cada empresa.

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