O acompanhamento de projetos é muito importante para que os resultados sejam de acordo com os objetivos traçados no plano de negócios. 

Muito além da inovação, o sucesso de uma empresa depende também de uma boa gestão e de um planejamento eficiente. Por isso, o acompanhamento de projetos é algo essencial para negócios que querem se manter competitivos. 

Realizando o controle correto dos projetos do seu negócio, os recursos são otimizados e os resultados tendem a sair como o esperado. Mas, como realizar um acompanhamento de projetos da melhor maneira? 

Criando uma rotina de acompanhamento de projetos

Não importa se o projeto é pequeno, médio ou grande, ele precisa ser acompanhado para ter sucesso! Por isso, estabelecer uma rotina de acompanhamento facilita em todos os tipos de gestão - das mais simples às mais difíceis.

Durante o planejamento estratégico, são feitas as previsões de metas, prazos e recursos para um projeto. Todos estes itens precisam ser monitorados durante o decorrer da execução. 

Para isso, é importante que você crie um checklist de itens que precisam ser vistos diariamente, semanalmente ou quinzenalmente (a depender da complexidade do trabalho que está sendo realizado). 

O checklist deve ser um material conhecido por todos os integrantes do projeto, para que o acompanhamento das métricas se dê de maneira mais fácil. Outro ponto para se apoiar durante a análise é o “feito vs. previsto”, assim atrasos podem ser contornados e erros são corrigidos de maneira mais ágil. 

Ferramenta de controle de projetos

Definir uma forma de realizar o acompanhamento de projetos da sua companhia é essencial para que os resultados sejam visíveis. Para isso, você precisará definir métricas e utilizar ferramentas de monitoramento destas. 

Os KPIs (Key Performance Indicator) servem para que o decorrer dos projetos sejam acompanhados com facilidade e para ajudar a saber quanto falta para atingir determinada métrica. 

Coleta de dados

Realizar a coleta de dados dos projetos periodicamente é muito importante para o seu acompanhamento. Você pode realizar isso utilizando uma ferramenta de Business Intelligence (BI). 

Existem BIs para diferentes tipos de segmentos. Esta ferramenta processa uma grande quantidade de dados e detecta padrões e tendências, gera análises e relatórios e ajuda nas tomadas de decisões. 

Além disso, o BI também serve para encontrar falhas de processo que não são evidentes à equipe do projeto. Ajudando a antecipar a correção de um problema que poderia acarretar outros futuramente. 

Tenha seus objetivos como guia

Ao acompanhar projetos é muito importante que os objetivos estejam bem alinhados, pois eles serão seu guia primordial. Utilize os erros do passado como aprendizado e continue buscando soluções para alcançar os resultados que você deseja. 

Você ainda pode utilizar ferramentas de controle, que mostre a equipe o progresso do projeto em uma linha do tempo, com todas as tarefas a serem realizadas e com o desempenho dos envolvidos no trabalho. 

Isso ajudará a manter a equipe mais envolvida com o projeto, e não deixará que os membros do time se percam em algum ponto complexo. Além disso, enxergar os erros cometidos, ajuda a evitar que esses mesmos erros aconteçam novamente.