A falta de comunicação é um problema relevante em todos os tipos de relações humanas e nas empresas não é diferente. Desde as primeiras versões do PMBOK a identificação de requisitos, expectativas e demandas a serem atendidas no projeto tem grande importância. É essencial que os resultados esperados sejam entendidos e alinhados e, durante a execução e controle, é crucial que a comunicação seja eficiente, minimizando erros, retrabalho, riscos mal dimensionados e desperdício de recursos (financeiros ou econômicos).

A última atualização do PMBOK (Project Management Body of Knowledge ou, guia para o conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos) do PMI (Project Management Institute) criou uma nova área de conhecimento chamada Partes Interessadas (Stakeholders), que absorveu dois processos antes pertencentes à área de Comunicação (Identificar Partes Interessadas e Gerenciar Expectativas das Partes Interessadas) e deu origem a dois novos processos (Planejar Gerenciamento das Partes Interessadas e Monitorar Engajamento das Partes Interessadas).

Esta mudança no PMBOK é um claro sinal da importância que a comunicação tem nos projetos de uma empresa. Percebeu-se que não era suficiente organizar e distribuir as informações sobre andamento, resultado e redirecionamento dos projetos. Uma comunicação mais profunda, buscando entender em sua totalidade as expectativas dos stakeholders e como engajá-los é um fator que pode aumentar, e muito, o sucesso dos projetos.

Com esta atualização do PMBOK (5ª edição), que é um ótimo balizador para a organização da gestão dos projetos, temos os seguintes processos ligados diretamente a comunicação:

• Área: Comunicação
  • Planejar gerenciamento da comunicação 
  • Gerenciar comunicação
  • Controlar comunicação

• Área: Partes Interessadas (Stakeholders) 
  • Identificar stakeholders
  • Planejar gerenciamento de stakeholderso
  • Gerenciar stakeholders
  • Controlar stakeholders (Monitorar engajamento)

Para o gestor, o principal desafio é fazer com que estes processos de comunicação aconteçam de forma eficaz. Tendo sucesso, será possível transparecer o valor de cada projeto para toda a empresa, tanto para os envolvidos na operação, quanto para os responsáveis pela estratégia e acompanhamento de indicadores de desempenho do negócio. 

Outro fator abordado recentemente pela comunidade de gerenciamento de projetos é o valor para a empresa. É importante que todo projeto esteja alinhado com a estratégia empresarial e que seus resultados gerem valor para a organização de alguma forma.

Definir meios e processos de comunicação eficazes em sua empresa para adotar no gerenciamento de projetos pode ser um divisor de águas entre o círculo virtuoso do acerto e o círculo vicioso do erro. Defina ferramentas, treine a equipe e implante um processo que faça sentido à cultura de sua organização.


Sobre o autor:

Israel Wolf é Diretor da empresa Ninho Desenvolvimento Empresarial. Formado em engenharia de computação pela Universidade Federal de Goiás (UFG), possui MBA em Gerenciamento de Projetos pela Fundação Getúlio Vargas (FGV).