Sempre que desenvolvemos um plano estratégico para nossos clientes, avaliamos se a sua estrutura organizacional atual está adequada aos seus objetivos. Quase sempre a reestruturação organizacional é necessária, sendo parte de um projeto maior, que visa promover o crescimento do negócio.

Em geral os empreendimentos nascem como negócios e depois se transformam em empresas. Como negócio, o que temos é um conjunto de atividades que resolvem problemas de pessoas. Não existe estrutura, nem processos e muito menos cargos. Apenas trabalhadores executando tarefas.

Quando o volume de trabalho aumenta, por conta da demanda natural do negócio, surge a necessidade de sistematização do trabalho e, logo em seguida, de organização do negócio, o que é o sinal claro de que está nascendo uma empresa.

Se fosse possível parar o negócio, nesse exato momento, e estruturar a empresa para que seja um organismo com funcionamento eficiente, seria excelente.  Mas os negócios não podem parar! Tampouco essas novas empresas podem contar com profissionais para pensar esses detalhes. Por isso, alguns cargos são supridos por pessoas de confiança, outros por pessoas com algum talento para executar determinadas atividades e nem sempre temos as pessoas certas no lugar certo.

Mas chegará um dia que essa estrutura precisará ser ajustada. Como? A nossa recomendação é sempre formular um plano de reestruturação, momento em que buscamos dimensionar uma estrutura que suporte o negócio e avaliando-se o que precisa ser ajustado para que as correções ocorram. A ideia é sempre aproveitar as pessoas, requalificando-as ou realocando-as para funções nas quais suas características sejam mais bem aproveitadas.

Estrutura organizacional X Organograma

No momento em que falamos sobre estrutura organizacional é comum as pessoas confundirem com o organograma, que é a representação gráfica da estrutura hierárquica da organização. Quando estamos tratando da concepção estrutural de uma organização, é preciso ter em mente quem faz (pessoas) o que (atividades), de que forma (processos e ferramentas), em qual tempo (ciclos) e para quem (clientes). Tudo isto considerando as particularidades do negócio.

A alocação de pessoas em uma estrutura organizacional depende diretamente das exigências do negócio. A regra básica é: a operação determinará as condições estruturais mínimas e as ideais para o funcionamento do negócio. Em outras palavras, a estrutura deve atender as exigências operacionais e não o contrário.

Ao adequar-se a estrutura às demandas operacionais fica bastante evidente em que posições existem deficiências de pessoas e onde há excessos (situação bastante rara nas pequenas organizações). No entanto, o mais comum é localizarmos sobreposições de tarefas, sobrecarga de pessoas e fluxo inadequados.

Muitos empresários tendem a imaginar que uma estrutura enxuta é o mesmo que uma pessoa executando várias atividades ao mesmo tempo, o que, na verdade, acaba gerando ineficiência e aumento de custos. Uma reestruturação adequada resulta na melhoria da eficiência operacional e na melhoria do resultado final do negócio, mesmo que possa implicar em um aumento momentâneo dos custos nominais.

A reestruturação de uma organização só contribui para o seu efetivo crescimento se for uma necessidade real para melhoria do desempenho do negócio e uma condição imprescindível para o sucesso do seu plano estratégico. Isto porque, uma estrutura inadequada pode comprometer todo processo de execução da estratégia.

Um plano estratégico de crescimento tende a exigir mais da organização, tanto em termos operacionais como estruturais. Em função desses ajustes, as políticas de pessoal tendem a ser mais exigentes quanto ao perfil profissional dos colaboradores, impactando diretamente o processo de contratação. Também é muito importante que a reestruturação seja promovida na velocidade e tempo certos, e a sua implementação contribua para comprometer a maioria dos colaboradores e demais partes interessadas no negócio.

Na maioria dos casos os colaboradores percebem que a estrutura da qual participam está inadequada ao ritmo operacional do negócio. Extensão de jornada, pessoas sobrecarregadas, atrasos frequentes nos serviços são as evidencias mais comuns da inadequação estrutural. Mas o anuncio de que haverá uma reestruturação na empresa é sempre motivo de grande preocupação por parte dos colaboradores. Isso se deve a dois motivos básicos:

1. Muitos temem por seus empregos, porque sabem que não reúnem todas as características necessárias para ocuparem os cargos onde se encontram alocados;
2. A comunicação sobre o que está ocorrendo é inadequada.

Apresentar o projeto de crescimento aos colaboradores, de forma ampla e transparente, além de demonstrar confiança na equipe, permitirá que eles vislumbrem a possibilidade de seu próprio crescimento, gerando uma sensação de participantes do processo e promovendo o comprometimento do time para alcançar os grandes objetivos da organização.

Sobre o autor:

Jeferson Sena é sócio-diretor da Ninho Desenvolvimento Empresarial, especialista em projetos de organização e reestruturação de empresas, desenvolvimento, implementação e gestão de planejamento estratégico.