Como todo organismo vivo, uma empresa muda com o passar do tempo: cresce, amadurece e precisa se ajustar às novas realidades, resultantes de sua interação com o ambiente onde está inserida.

Se a sua empresa possui colaboradores sobrecarregados, sobreposição de atividades, processos morosos e com muitos desvios ou retornos desnecessários, conflito de atribuições entre setores da organização, dúvidas acerca da cadeia de comando e excesso de burocracia na tomada de decisões, ela é séria candidata para uma reestruturação!

Quando nos deparamos com esse quadro, a primeira ação deve ser a concepção de uma estrutura organizacional capaz de suprir as demandas operacionais e adequada o porte da empresa. Em seguida, é preciso avaliar a estrutura existente, verificando as lacunas em relação ao projeto concebido como ideal. Avaliada a defasagem entre o ideal e o existente, é preciso planejar a reestruturação, observando os impactos organizacionais, operacionais e de custo, que serão originados.

Esse processo de ajustamento vai além da alteração do organograma da empresa. Passa pela revisão dos processos, identificação e descrição dos cargos e funções necessários à operação e a melhoria da eficiência geral da organização.

O passo a passo do processo

1. Na etapa de concepção, o mais crítico é compreender que as grandes áreas organizacionais precisam ser respeitadas, quais sejam: produção, comercial e apoio administrativo. Também é importante selecionar o melhor modelo estrutural para a organização e aplica-lo de forma adequada. Em geral as pessoas só se lembram do modelo funcional hierarquizado e se esquecem dos demais.
2. Na etapa de avaliação a criticidade está na identificação correta das interferências entre os setores e na observação de como as deficiências estruturais afetam a eficiência dos processos operacionais.
3. No caso da etapa de planejamento o mais crítico é dimensionar adequadamente todo processo de mudança, com cuidado especial para o aspecto temporal, evitando-se mudanças bruscas demais ou demasiadamente longas.
4. Na execução, temos dois aspectos críticos: uma boa comunicação das mudanças, para assegurar o comprometimento dos colaboradores, e detectar os focos de resistências e combate-los energicamente para garantir a efetividade da mudança pretendida.

Como obter sucesso com a reestruturação

O sucesso de uma reestruturação organizacional está diretamente associado com ações transparentes e execuções suaves e consistentes.
Para que tal sucesso seja alcançado, recomendamos que o processo seja conduzido por um profissional com experiência em organização empresarial, que se responsabilizará pelas etapas de concepção e planejamento e apoiará a execução do plano de reestruturação.

Envolver a gerência no processo pode assegurar a redução de resistências à mudança, uma vez que são as posições gerenciais que sofrerão maior impacto com a reestruturação.
Mas, o maior componente do sucesso está na comunicação, que deve ser muito clara, transparente e abrangente, focada na mensagem de que a mudança é decorrente do crescimento da organização e da exigência do mercado.

Boas mudanças!

Sobre o autor:

Jeferson Sena é sócio-diretor da Ninho Desenvolvimento Empresarial, especialista    em projetos de organização e reestruturação de empresas, desenvolvimento, implementação   e gestão de planejamento estratégico.