A gestão de projetos consiste na aplicação de metodologias relacionadas a várias áreas do conhecimento a fim de garantir a eficiência e eficácia nas atividades do projeto. É importante lembrar que um projeto é algo único, que tem começo e fim definidos e, sobretudo, um objetivo único. Este tipo de gerenciamento não se aplica a processos recorrentes ou ações rotineiras, mas é de grande valia na construção de algum produto único, mudança organizacional ou, por exemplo, na implementação de um plano estratégico.

Apesar de estar em alta nos últimos anos, o gerenciamento de projetos é uma atividade há muito executada, e não só pelo segmento de TI. Um dos setores que utiliza largamente o gerenciamento de projetos é o da construção civil, visto que o escopo e cronograma das construções são parte relevante na viabilidade final das entregas. Todos os segmentos podem aplicar a gestão de projetos, alguns de forma mais detalhada e aprofundada e outros de forma mais ágil, de acordo com a necessidade de cada negócio e com a complexidade dos projetos.

De acordo com o tamanho da equipe e dos projetos de cada empresa é possível escolher uma melhor maneira de implantar o gerenciamento de projetos. Em empresas menores, é possível capacitar os gerentes para que os mesmos assumam esta função, ao passo que em empresas de maior porte é interessante ter uma equipe específica para estas atividades ou até mesmo a criação de um PMO (Escritório de Projetos ou Project Management Office). Em qualquer um dos casos é muito importante escolher as metodologias e ferramentas que mais tem aderência à cultura da empresa e ao mercado em que ela atua.

Através de suas áreas de conhecimento, o gerenciamento de projetos promove a integração de equipes heterogêneas para que estas atinjam objetivos estratégicos da empresa. Um projeto bem planejado evita retrabalho (processos de monitoramento e controle) e mensura de forma consistente o cronograma (tempo) e o orçamento (custos) de todo o trabalho, ao mesmo tempo que garante a transparência da evolução das atividades (comunicações e partes interessadas/stakeholders).

Monitore sempre

Monitorando as alterações de escopo, tempo e custos durante os projetos pode-se identificar falhas no planejamento do mesmo e, à medida que este processo amadurece, é possível mitigar riscos e mensurar a produtividade das equipes. Esta maturidade provê à organização mais possibilidades ao negociar entregas ou iniciar mudanças internas, clareando aspectos futuros e possíveis desdobramentos que empresas sem estes recursos não conseguem enxergar.

Mas como todo processo de mudança, mesmo com as diversas vantagens de sua aplicação, é provável que algumas barreiras sejam enfrentadas ao inserir as metodologias do gerenciamento de projetos em sua empresa. As principais dificuldades encontradas na implantação da gestão de projetos são:

• Investimento em capacitação dos profissionais;
• Mudança de cultura, visto que a equipe deve passar a seguir os passos indicados pela metodologia adotada e;
• Alimentar de forma consistente as ferramentas escolhidas, para que seja possível avaliar o andamento das atividades e gerar aprendizado ao longo do tempo.

Mas os benefícios compensam o esforço inicial necessário para iniciar este trabalho. Isto porque, o gerenciamento de projetos bem aplicado a uma organização garante que o aprendizado seja reutilizado de forma sistemática, auxiliando no amadurecimento e maior exatidão nos projetos seguintes, reduzindo retrabalho, ajustando orçamentos e levando a previsões realísticas durante o planejamento.

Sobre o autor:

Israel Wolf é Diretor da empresa Ninho Desenvolvimento Empresarial. Formado em engenharia de computação pela Universidade Federal de Goiás (UFG), possui MBA em Gerenciamento de Projetos pela Fundação Getúlio Vargas (FGV).